Przechowywanie dokumentów biurowych

Przechowywanie dokumentów minimum pięć lat jest prawnym wymogiem, w innych przypadkach mniej lub bardziej potrzebną asekuracją. Niezależnie od motywów, urządzenie funkcjonalnej przestrzeni, w której trzymane będą dokumenty jest bardzo ważne – od tego może zależeć ilość czasu poświęconego na poszukiwania konkretnego pisma, jak i sprawy obieg dokumentów w firmie.

Z archiwum XYZ

W urządzeniu archiwum należy kierować się praktycznymi aspektami. Meble powinny być przede wszystkim funkcjonalne, wykonane z wysokogatunkowych materiałów oraz wytrzymałe – ponieważ gromadzić będą stosy makulatury. Przestrzeń archiwum powinna być tak zaaranżowana, by z łatwością można było dostać się do każdej półki, stąd ważne jest odmierzenie odpowiedniej odległości pomiędzy konkretnymi regałami. Nie można zapomnieć o jasnym i czytelnym opisywaniu segregatorów i teczek czy stopniowaniu ich ważności, np. według kolorów. Warto też wydzielić w archiwum niewielką przestrzeń biurową, umożlwiającą zapoznanie się z dokumentami w spokoju.

A sprawy bieżące?

Nie wszystkie dokumenty można „zakopać” w archiwum. Z wieloma z nich pracujemy na bieżąco, uzupełniając kolejne rubryczki, aktualizując dane. W efekcie biuro przypomina twierdzę zbudowaną z dziesiątek segregatorów i teczek. Dlatego przestrzeń powinna być zagospodarowana w taki sposób, żeby odnalezienie każdego dokumentu było łatwe, ale i żeby wnętrzem…nie straszyć. Dobrym rozwiązaniem są meble segmentowe, które budują przestrzeń, ale jej nie ograniczają. Elegancko ułożone segregatory na półkach podkreślają dobrą i sprawną organizację oraz ogólny porządek panujący w firmie. Warto zaopatrzyć każde biuro w zamykaną szafę pancerną, w której można trzymać co ważniejsze dokumenty, zwłaszcza te zawierające poufne informacje. Poczucia bezpieczeństwa się nie kupi, ale można zrobić wszystko by jego namiastkę mieć. W obecnych czasach nic nie stoi na przeszkodzie, by taki ciężki i względnie nieporęczny mebel stał się ozdobą pomieszczenia i współgrał z aranżacją wnętrz.

Nie tylko przechowywanie

Pamiętać należy o zorganizowaniu miejsca, które pozwalałoby sprawnie i szybko kopiować potrzebne dokumenty. Wszystkie urządzenia wielofunkcyjne umieścić w jednym pomieszczeniu, ponieważ nic bardziej nie frustruje jak bieganie po całej firmie w poszukiwaniu wydrukowanych pism. Życie pokazuje, że dookoła kserokopiarki często kwietnie firmowe życie towarzyskie, dlatego warto umożliwić pracownikom przyjemne wypełnianie swoich obowiązków.

Nie oszukujmy się, dokumenty są nieodłącznym elementem pracy biurowej i nie ulegnie to zmianie. Choć wiele z nich istnieje obecnie wyłącznie w formie kopii elektronicznych, to jednak tak zwana „papirologia” wciąż jest boleśnie obecna w codziennym życiu. Na szczęście w ofercie producentów mebli biurowych istnieje wiele błyskotliwych rozwiązań, więc każdy znajdzie coś dobrego dla siebie i swojego biznesu.   

 

Zobacz również

Kontakt

E-mail: kontakt@okna-forum.pl

Jeśli jeszcze nie wiesz jak urządzić własne biuro zajrzyj na naszą stronę i sprawdź porady specjalistów.

rolety Rzymskie

Fotele gabinetowe obrotowe - krzesła biurowe

wieszaki do przedpokoju

oświetlenie ogrodowe SU-MA

meblicante.pl - meble biurowe